OFFICE MANAGER / ASSISTANT(E) PERSONNEL(LE)
Type de Structure : Cabinet d’avocat(s)
Nombre d'employés ou de collaborateurs : 1 - 49
Présentation de l'entreprise :
EQA Avocats is a law firm specializing in corporate law, mergers & acquisitions, taxation, litigation, as well as banking and financial law.
Founded in 2022 by Maître Étienne Épron, an attorney registered with the Paris Bar, the firm draws on his extensive experience and the expertise of its team to provide both advisory and litigation services. Through this multidisciplinary approach, EQA Avocats supports its clients in structuring and securing their transactions while efficiently handling complex disputes.
The firm’s corporate culture is based on the experience of its founder within some of the most important international law firms. EQA Avocats embodies a commitment to the highest standards in the practice of law and distinguishes itself through its unrivaled understanding of the economic issues at stake for its clients. This deep insight into economic realities enables the firm to propose efficient and pragmatic solutions aligned with the expectations of the business community.
While the firm’s attorneys are literary persons, they distinguish themselves by their attraction to numbers. More specifically, they do master accounting issues and they always tend to model financial and tax consequences of the operations they are working on.
Parisian due to its location, EQA Avocats has a strong international orientation. All our members are speaking at least two foreign languages and they are used to work within integrated teams set with members of our foreign partner firms, favouring their capacity to monitor the implementation of cross-border operations and of multi-jurisdictional disputes.
Site Internet https://www.eqa-avocats.fr/fr/
Critères de l'offre
Île-de-France / 75016 - PARIS
Type de contrat : CDI
Métier : Office manager
Domaine(s) d'activité : Droit des affaires (général), Droit des sociétés - Corporate - M&A
Temps de travail : Temps Plein
Salaire : -
Date d'entrée en fonction : Immédiate
Profil du candidat
Expérience (Souhaité ): 1 an
Formation (Souhaité) : BAC +2 (BTS, DUT, DEUG…)
Langues (Requis): Anglais
Descriptif de l'offre
Dans le cadre de son développement, notre cabinet recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) personnel(le) afin d'assurer l'ensemble des fonctions support indispensables à son bon fonctionnement.
Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous accompagnez l'associé-gérant et les collaborateurs dans la gestion quotidienne du cabinet. À ce titre, vous intervenez sur des missions variées mêlant administration, organisation, communication, ressources humaines et assistance de direction.
Vous évoluerez au sein d'une organisation structurée, où les missions sont conduites en étroite collaboration avec l'associé-gérant. Ce poste requiert une grande rigueur, de la réactivité et un excellent sens de l'organisation afin d'assurer un suivi précis des dossiers et des priorités.
Vos principales missions :
Gestion administrative et comptable
- Collecter, contrôler, sauvegarder et classer les factures fournisseurs.
- Assurer le suivi de la facturation et effectuer les relances si nécessaire.
- Vérifier mensuellement le journal des achats et effectuer les rapprochements avec les écritures bancaires.
- Préparer et transmettre les éléments comptables au cabinet d'expertise comptable.
- Gérer l'archivage physique et numérique des documents administratifs.
- Assurer les relations administratives avec les fournisseurs, prestataires et différents interlocuteurs.
Communication et visibilité du cabinet
- Mettre en ligne les articles rédigés par les avocats sur les différents supports de communication du cabinet (site internet, LinkedIn, Le Monde du Droit…).
- Participer à la rédaction et à la diffusion des communications institutionnelles (arrivées de collaborateurs, actualités, événements…).
- Veiller au bon fonctionnement du site internet en lien avec les prestataires techniques.
Organisation des déplacements
- Organiser les déplacements professionnels (train, avion, hôtel, taxi).
- Effectuer les réservations de restaurants.
- Coordonner les démarches liées aux demandes de visas.
- Gérer les imprévus et modifications de planning.
Assistance auprès de l'associé-gérant
- Assurer la gestion de l'agenda professionnel et personnel.
- Suivre différentes démarches administratives auprès d'organismes et de prestataires.
- Assurer l'interface avec les différents interlocuteurs externes.
Ressources humaines et gestion interne
- Rédiger et publier les offres d'emploi.
- Assurer le suivi administratif des recrutements et organiser les entretiens.
- Gérer les commandes de fournitures et de matériel.
- Effectuer les paiements opérationnels (affranchissements, dépôts de dossiers, commandes diverses…).
Communication institutionnelle
- Participer à la conception des cartes de vœux et autres supports de communication.
- Mettre à jour les bases de contacts.
- Coordonner les relations avec les prestataires d'impression et d'expédition.
Accueil et vie du cabinet
- Assurer l'accueil physique des visiteurs.
- Gérer le standard téléphonique.
- Réceptionner, distribuer et suivre le courrier, y compris les recommandés.
- Organiser les salles de réunion et veiller à leur bon fonctionnement.
Classements professionnels
- Coordonner la préparation et le suivi des dossiers destinés aux principaux classements juridiques.
- Assurer le respect des calendriers et des échéances.
Profil recherché
Vous appréciez évoluer dans un environnement exigeant, où la qualité du travail, le respect des procédures et le suivi rigoureux des dossiers sont essentiels.
Compétences :
- Excellente maîtrise du Pack Office.
- Aisance avec les outils numériques et collaboratifs.
- Très bonnes qualités rédactionnelles.
- Une expérience en cabinet d'avocats ou dans un environnement juridique constitue un atout apprécié.
- Excellentes compétences rédactionnelles en français et anglais.
- Une connaissance d’une troisième langue (russe, italien, allemand) constitue un avantage.