LE POSTE

Le/la Ethics & Compliance Manager est le point de référence pour la gestion des signalements et des alertes relevant du périmètre éthique et compliance de la division Beauté de LVMH. Il/elle conduit et coordonne le traitement des signalements, des alertes et des enquêtes internes, depuis leur réception jusqu’à la clôture du dossier et au suivi des mesures de remédiation, dans le respect de la confidentialité, des droits des personnes et des procédures applicables. Il/elle prendra également en charge d'autres sujets E&C, tels que la gestion des conflits d'intérêts, des cadeaux et invitations, la communication et la sensibilisation aux sujets E&C.

LES MISSIONS

Réception, qualification et gouvernance des signalements et alertes

• Recueillir les signalements et alertes issus des différents canaux (outils d'alerte, RH, managers, Maisons, LVMH), les enregistrer et en accuser réception dans les délais.
• Définir l'orientation du dossier, le niveau de gouvernance requis, et escalader les dossiers sensibles si besoin. Piloter les alertes E&C. Lorsqu'un signalement ou une alerte relève d'un sujet RH, prendre contact avec les RH concernés ou des entités et coordonner son traitement.
• Garantir la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées et des faits, et veiller à l'absence de représailles.
• Gérer les outils d'alerte et assurer la gestion avec l'équipe en charge des enquêtes chez LVMH.

Conduite des enquêtes internes

• Définir le périmètre, le plan d'enquête et l'équipe mobilisée (enquêteurs E&C, RH, finance, IT etc…).
• Mener ou superviser les enquêtes, dans le respect du contradictoire et des droits des personnes.
• Travailler avec les enquêteurs des Maisons ou des entités tels que les RH, la finance, le juridique, l’IT et, si besoin, des prestataires externes, sur un calendrier défini.
• Documenter chaque étape et garantir la sécurité et la confidentialité des dossiers.

Rapports, décisions et remédiation

• Rédiger des rapports de conclusions factuels, objectifs et argumentés, à destination des décideurs concernés.
• Suivre la mise en œuvre des plans d'action jusqu'à la clôture du dossier.
• Informer l'auteur du signalement et les personnes concernées de la clôture.

Coordination et accompagnement des Maisons

• Animer et former la communauté en charge des enquêtes à la méthodologie d'enquête.
• Conseiller les entités et Maisons sur le traitement des dossiers sensibles et les décisions à prendre, selon les contextes locaux.
• Identifier et animer les référents RH et finance de chaque Maison
• Relayer les exigences et procédures du Groupe auprès des Maisons, et assurer l'interface avec l'équipe de LVMH.

Reporting et prévention

• Préparer les indicateurs sur les alertes et les partager avec la communauté des RH.
• Produire les rapports périodiques à destination de la Direction E&C, des instances de gouvernance de la Division et de LVMH.
• Piloter les campagnes annuelles d'affichage du dispositif d'alerte dans les Maisons et entités : planifier et diffuser les supports, mobiliser les RH et les relais locaux, et vérifier l'affichage effectif.

Autres sujets E&C : conflits d'intérêts, cadeaux et invitations, communication, sensibilisation

• Conflits d'intérêts : lancer les campagnes annuelles des Maisons avec les RH, analyser les situations déclarées ou détectées, définir les mesures d'atténuation en lien avec les RH, et assurer la traçabilité des décisions des Maisons.
• Cadeaux et invitations : s’assurer du déploiement des politiques, traiter les demandes et déclarations, suivre les registres et analyser les situations sensibles, gérer le ou les outils de déclaration des Maisons
• Communication E&C : concevoir et diffuser les messages, supports et campagnes de sensibilisation auprès des Maisons, des managers et des collaborateurs, et assurer la cohérence des communications.
• Sensibilisation : piloter la sensibilisation aux sujets E&C auprès des Maisons, des managers et des populations exposées, et suivre la participation et les résultats.